Mahasiswa merugi lantaran Sistem Informasi Akademik Universitas Negeri Jakarta (SIAKAD UNJ) error. Hal ini disebabkan kendala mesin server dan molornya pengerjaan administrasi.
Berdasarkan siaran pers dari Badan Eksekutif Mahasiswa UNJ pada (26/8), dinyatakan situs web SIAKAD down karena tidak mampu menampung lonjakan permintaan (request) masuk yang berjumlah lebih dari 35 ribu. Keadaan ini memicu pemakaian Central Processing Unit (CPU) server SIAKAD mencapai 100 persen. Walhasil, server tersebut tidak bisa memproses antrian request masuk.
Hal demikian membuat banyak mahasiswa kesulitan mengisi kartu rencana studi (KRS). Salah satunya adalah mahasiswa Prodi Sosiologi angkatan 2025, Agnes Diqueta. Ia mengaku sudah berulang kali mencoba masuk ke dalam SIAKAD untuk mengisi KRS dari tanggal 26 sampai 31 Agustus. Akan tetapi, upayanya itu tidak membuahkan hasil.
Adapun waktu pengisian KRS dimulai dari tanggal 4 – 28 Agustus. Kemudian, waktu pengisian ini diperpanjang dari tanggal 1- 12 September.
“Jujurly, sistem SIAKAD itu error banget ya, kadang bisa, kadang enggak. Terus kadang juga suka lancar, entar tiba-tiba suka error, tiba-tiba keluar sendiri,” ungkapnya saat diwawancarai Didaktika melalui aplikasi Zoom pada (3/9).
Selanjutnya, Agnes mencoba mengakses SIAKAD dengan memakai perangkat milik temannya pada tanggal 1 September. Akhirnya, ia berhasil masuk ke SIAKAD dan mengisi KRS. Walau begitu, ia tidak bisa menambahkan dua mata kuliah (MK) ke dalam KRS, karena kuota kelas sudah penuh.
“Kalau tidak bisa isi KRS bagaimana? percuma dong kita masuk (kelas) juga, nama kita enggak ada di presensi,” resahnya.
Baca juga: Banyak Cacat LMS-UNJ dalam Menunjang Perkuliahan Daring
Senada dengan Agnes, mahasiswa Prodi Psikologi angkatan 2025, Astika Rahmasari belum mendapatkan dua mata kuliah, yakni MK umum serta MK wajib karena kuota kelasnya sudah penuh. Dirinya gelisah karena belum terdata di SIAKAD sebagai peserta mata kuliah, sehingga tidak bisa mengikuti perkuliahan.
Pantang menyerah, mahasiswa baru yang akrab dipanggil Asa itu bertanya kepada kakak tingkat agar bisa melengkapi MK di KRS miliknya. Kemudian, kakak tingkatnya menyarankan untuk mengisi KRS pada tengah malam. Alasannya, karena di waktu tengah malam, situs web SIAKAD dinilai bisa berjalan lancar.
“Tapi, saya gak bisa terjaga hingga tengah malam,” ujarnya saat diwawancarai Tim Didaktika melalui aplikasi Zoom pada (4/9).
Lebih lanjut, Asa mengatakan, pada tanggal 30 Agustus fakultasnya mendapatkan jadwal pengisian KRS. Akan tetapi, ketika melakukan pengisian, MK wajib yang ingin ditambahkan dirinya ke dalam KRS hanya memiliki kuota kelas untuk 30 peserta saja. Padahal menurut Asa, jumlah mahasiswa di kelasnya ada 45 orang.
“Sebelum menambah jumlah mahasiswa baru, alangkah baiknya UNJ memperbaiki fasilitas mahasiswanya terlebih dahulu. Agar bisa mencegah resiko seperti ini, karena merugikan mahasiswa,” tuturnya.
Merespons permasalahan itu, Kepala Pelayanan Teknologi, Informasi, dan Komunikasi (Pustikom) UNJ, Pitoyo Yuliatmojo menerangkan, lonjakan permintaan masuk yang berasal dari banyaknya pengguna menyebabkan server SIAKAD menjadi tidak bisa berjalan. Pengguna SIAKAD ini antara lain mahasiswa, dosen, prodi, fakultas, dan direktorat.
Lanjutnya, pada semester ini, semua pengguna tersebut masuk ke situs web SIAKAD pada waktu bersamaan. Akibatnya, mereka kesulitan mengakses laman SIAKAD.
“Tahun ini beda nih. Dosen diminta Wakil Rektor untuk meng-upload file Rencana Pembelajaran Semester (RPS) ke SIAKAD, admin (prodi) ada perubahan jadwal, Admisi UNJ isi data maba, dan Direktur Akademik mengakses untuk batas akhir mahasiswa (proses kelulusan). Semua aktivitas itu dilakukan dalam satu waktu yang sama,” ucapnya saat diwawancarai langsung di Gedung Pustikom pada (3/9).
Pitoyo melanjutkan, seringkali ada aktivitas dari dosen dan prodi yang mengakses kembali SIAKAD untuk memperbarui data. Baginya, hal ini yang tidak bisa diantisipasi karena terjadi secara tiba-tiba.
“Padahal, waktu akses SIAKAD mereka sudah selesai. Tiba-tiba prodi dan dosen ingin mengubah ruang kelas, pindah jadwal, atau memperbarui berkas RPS,” ujarnya.
Tambahnya, SIAKAD sendiri menjadi basis data untuk aplikasi-aplikasi UNJ lain yang sedang berjalan. Secara otomatis, katanya, berbagai aplikasi UNJ terus mengambil data dari SIAKAD. Hal ini yang membuat CPU server SIAKAD menjadi terbebani.
“Nah, ternyata ada aktivitas software lain yang sedang dibutuhkan juga, seperti dashboard, berapa sih jumlah mahasiswa UNJ sekarang, yang udah bayar UKT berapa, mereka terus mengakses SIAKAD secara bersamaan,” ungkapnya.
Terjadinya Kekeliruan Data
Direktur Akademik UNJ, Agung Premono menyatakan, pihaknya sudah membuat skenario jadwal akses agar tidak ada penumpukan pengguna pada server SIAKAD.
Pada Juni, SIAKAD hanya bisa diakses Layanan Mata Kuliah Umum (LMU) untuk penjadwalan ruang, waktu, dan dosen kemudian Juli, beralih ke prodi. Terkhusus, pada Agustus, akses mahasiswa untuk mengisi KRS.
Akan tetapi, Agung mengaku tidak mengantisipasi penumpukan pengguna SIAKAD karena molornya penjadwalan prodi. Akibatnya, banyak prodi yang masih mengakses SIAKAD pada waktu berbarengan dengan mahasiswa mengisi KRS. Hal tersebut yang memicu crash pada server SIAKAD.
“Prodi terus meminta akses untuk mengerjakan penjadwalan. Terhitung dari awal Agustus belum selesai hingga sekarang. Kami tidak bisa ngapa-ngapain, artinya ketika prodi meminta, gak mungkin kami menolak, karena bisa membuat mahasiswa tidak bisa menambahkan kelas MK ke dalam KRS,” jelasnya saat diwawancarai langsung di Ruang Biro Akademik Kemahasiswaan dan Hubungan masyarakat (BAHKUM) pada (12/9).
Agung mengungkapkan, situs web SIAKAD yang overload menampung banyaknya request masuk membuat Direktorat Akademik menonaktifkannya pada (29/8). Selanjutnya pada (30/9), akses laman SIAKAD kembali dibuka untuk mahasiswa yang mengisi KRS, tapi dengan pembagian waktu per fakultas.
“Diuji coba lagi hari Sabtu untuk Fakultas Psikologi, awalnya untuk satu fakultas saja kemudian bebannya turun. Dari Psikologi gak masalah, tambah satu lagi fakultas, dan gak masalah,” tambahnya.
Selain itu, Agung juga menyampaikan, pendataan jumlah mahasiswa yang kurang akurat membuat mereka tidak bisa menambahkan kelas MK ke dalam KRS. Hal ini dipicu tidak selesainya prodi serta LMU dalam melakukan penjadwalan waktu, ruangan, dan dosen di SIAKAD.
Agung mencontohkan, dalam MK agama, seringkali yang terjadi mahasiswa menambahkan kelas MK yang bukan agama dianutnya. Hal ini baginya terjadi karena prodi tidak mempunyai acuan data agama mahasiswa, sehingga terjadi kesalahan penempatan (plotting) dan penetapan kuota.
Baca juga: Kekerasan Seksual di UNJ: Janji Reformasi dan Impunitas
“Biasanya acuan prodi membuat plotting matkul agama dari Islam karena mayoritas. Akibatnya, ada mata kuliah agama Islam, yang ambil Kristen, dan sebaliknya,” terangnya.
Agung mengakui crash yang terjadi pada SIAKAD karena terbatasnya kapasitas mesin server. Ia mengungkapkan CPU yang dipakai untuk SIAKAD tidak banyak, sehingga menyebabkan proses kerja server berjalan lambat.
Selain itu, ia menegaskan masih terus membuka pelayanan akademik bagi mahasiswa yang belum lengkap menambahkan MK ke dalam KRS. Ia memastikan siap menangani permasalahan mahasiswa yang ditimbulkan akibat SIAKAD error.
“Saya ada di grup SIAKAD dan LMU, saya pembuat regulasinya. Jadi, kalau ada yang mahasiswa tidak bisa menambahkan kelas MK karena sudah penuh, saya bisa minta tambah, maka kuotanya ditambah,” tandasnya.
Hingga (13/9), tambah Agung, ia masih mengurus pengisian KRS mahasiswa yang penerima beasiswa, mencicil uang kuliah tunggal (UKT), dan menunda bayar UKT. Sebab, mereka masih belum bisa menambahkan MK ke dalam KRS.
Reporter/Penulis: Naufal Nawwaf
Editor: Andreas Handy
